Contakeeper | Procedura de lucru
15314
page,page-id-15314,page-template-default,ajax_fade,page_not_loaded,,,wpb-js-composer js-comp-ver-4.0.5,vc_responsive

Procedura de lucru

     1. Preambul
Scopul prezentului manual este acela de a facilita activitatea profesionala a clientilor si de a intelege mai usor utilitatea, necesitatea si rezultatele serviciilor de contabilitate prestate de societatea Contakeeper SRL.
Acest manual este destinat in exclusivitate clientilor Contakeeper SRL in baza contractelor semnate intre parti.

     2. Baza legala

Serviciile care fac obiectul prezentului contract se realizeaza cu respectarea urmatoarelor acte normative:

  • Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata;
  • Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene;
  • Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;
  • Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile;
  • Legea nr. 31/1990 privind societatile;
  • OUG nr. 44/2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale.

 

Documentele justificative sunt acte scrise ce consemneazã operaţiile economice şi financiare în momentul efectuãrii lor cu scopul de a servi ca dovadã a înfãptuirii lor si ca instrument de fundamentare a înregistrãrii lor în contabilitate.

Conform art. 6 din legea 82 / 1991:

(1)   Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

(2)   Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

 

Nota: Toate documentele justificative trebuie sa fie lizibile, nedeteriorate si trebuie sa fie legate strict de activitatea desfasurata de societate.

 

3. Informatii de baza

3.1. Factura fiscala cuprinde în mod obligatoriu următoarele informatii (alin. 19 art. 155 Cod fiscal):

a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului;

f) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;

g) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, pretul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de pret, în cazul în care acestea nu sunt incluse în pretul unitar;

h) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în functie de cotele taxei;

i) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozitiile aplicabile sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

j) în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea «taxare inversă»;

k) în cazul în care se aplică regimul special pentru agentiile de turism, menţiunea «regimul marjei – agentii de turism»;

l) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colectie şi antichităţi, una dintre mențiunile «regimul marjei – bunuri second-hand», «regimul marjei – opere de artă» sau «regimul marjei – obiecte de colectie şi antichităţi», după caz;

m) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau partiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea «TVA la încasare»;

n) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

 

3.2. Cheltuielile deductibile sunt considerate numai cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare (alin. 1 art. 21).

 

In cazul contractelor de prestari servicii, pentru a fi considerate cheltuieli deductibile conform pct. 48 din Normele metodologice de aplicare a Codului Fiscal, trebuie sa se indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

- serviciile trebuie să fie efectiv prestate, să fie executate în baza unui contract încheiat între părţi sau în baza oricărei forme contractuale prevăzute de lege; justificarea prestării efective a serviciilor se efectuează prin: situaţii de lucrări, procese-verbale de recepţie, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, de piaţă sau orice alte materiale corespunzătoare;

- contribuabilul trebuie să dovedească necesitatea efectuării cheltuielilor prin specificul activităţilor desfăşurate.

 

Nu sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile înregistrate în contabilitate, care nu au la bază un document justificativ, potrivit legii, prin care să se facă dovada efectuării operaţiunii sau intrării în gestiune, după caz, potrivit normelor.

- Cheltuielile de protocol au deductibilitate limitata (2 % asupra diferenţei rezultate dintre totalul veniturilor impozabile şi totalul cheltuielilor aferente veniturilor impozabile, altele decât cheltuielile de protocol şi cheltuielile cu impozitul pe profit -art. 21 alin. 3 lit a)

 

3.3. Bonurile fiscale reprezinta documente justificative in contabilitate iar acestea trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

  • Sa contina stampila furnizorului;
  • Sa fie insotite de factura fiscala daca valoarea fiecarui bon este mai mare de 100 lei (exceptie bonuri privind combustibilul si bonurile care contin codul de TVA al cumparatorului);
  • Sa fie insotite de chitanta POS, daca sunt achitate prin card bancar;
  • Sa fie insotite de un decont de cheltuieli (Anexa nr. 2.1) aprobat de administratorul societatii (daca nu sunt insotite de factura fiscala);
  • TVA poate fi dedusă de beneficiar, în condiţiile legii, pe bază de bonuri fiscale a căror valoare individuală, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro, dacă furnizorul/prestatorul a menţionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului

Nota: bonurile fiscale care contin codul de TVA al cumparatorului sunt considerate facturi simplificate si preiau regimul acestora.

 

- Bonurile fiscale privind combustibilul nu trebuie sa fie insotite de o factura fiscala si trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

  • Societatea sa detina in proprietate sau in folosinta cel putin un mijloc de transport;
  • Sa contina stampila furnizorului;
  • Sa contina codul de TVA al cumparatorului (pentru deducerea TVA – ului aferent);
  • Sa fie insotite de un decont de cheltuieli aprobat de administratorul societatii;

Nota: cheltuielile privind combustibilul si TVA-ul aferent sunt deductibile:

-          50%  in cazul in care nu sunt insotite de o foaie de parcurs;

-          100% in cazul in care sunt insotite de o foaie de parcurs, facandu-se astfel dovada utilizarii mijlocului de transport numai in scopul activitatii desfasurate de societate( Anexa 2.2).

 

4. Proceduri de lucru

 

4.1 Fluxul documentelor

Documentele justificative originale pe suport hartie preluate de Beneficiar de la clientul final vor fi predate prestatorului saptamanal pe baza de proces verbal. Toate documentele lunii anterioare se vor inainta prestatorului pana cel tarziu la data de 5 a lunii in curs. Restul documentelor vor fi operate in situatia financiar-contabila a lunii in care vor fi predate.

Toate documentele justificative vor fi inaintate pe baza de proces verbal, urmand a se verifica corectitudinea acestuia de catre firma de contabilitate.

Eventualele neconcordante vor fi comunicate beneficiarului urmand ca acesta sa asigure transmiterea documentelor corecte cu incadrarea in termenul de predare de la aliniatul 1. In caz contrar, prestatorul isi rezerva dreptul de a nu opera documentele reclamate.

Ulterior procesarii documentelor financiar-contabile, la interval de 12 luni sau oricand la cererea beneficiarului, prestatorul va preda arhiva contabila pe baza de proces verbal.

 

4.2  Salariati

Beneficiarul /Clientul final va pune la dispozitia prestatorului cu cel putin 5 zile lucratoare inainte de data intrarii in vigoare a contractului individual de munca, urmatoarele informatii:

  • datele de identificare a salariatului
  • locul de munca
  • atributiile postului care vor fi cuprinse in fisa postului
  • riscurile specifice postului
  • durata contractului
  • durata muncii si programul de lucru
  • durata concedului de odihna
  • conditiile de acordare a previzului de catre partile contractante si durata acestuia;
  • salariul de baza, orele suplimentare, precum si periodicitatea platii salariului;
  • drepturi suplimentare: delegatie – transport, cazare, diurna
  • echipamente acordate
  • drepturi specifice legate de protectia muncii
  • perioada de proba
  • fisa postului

Prestatorul are dreptul sa solicite orice alte informatii necesare intocmirii documentatiei de angajare.

Prestatorul transmite clientului final in vederea semnarii dosarul de personal pe suport hartie sau electronic cu cel putin 3 zile lucratoare inainte de intrarea in vigoare a acestuia.

 

Acesta va curprinde urmatoarele documente:

  • Ø contractul individual de munca
  • Ø fisa postului
  • Ø anexa privind evaluarea personalului
  • Ø declaratia contribuabilului privind persoanele aflate in intretinere
  • Ø declaratia privind functia de baza
  • Ø declaratia privind transmiterea declaratiilor  referitoare la asigurarile sociale de sanatate catre Casa de Asigurari

 

Beneficiarul va urmari ca actele sa fie semnate de catre clientul final si de catre viitorul angajat inainte de data intrarii in vigoare a contractului individual de munca si le va returna prestatorului cel mai tarziu cu 2 zile lucratoare inaintea inceperii muncii de catre salariat, impreuna cu celelalte acte care formeaza dosarul de angajare conform tabelului nr. 1.1.

Inregistrarea in Revisal intra in sarcina Prestatorului, conditia fiind aceea de a primi documentele semnate cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de inceperea muncii de catre salariat. Beneficiarul si clientul final vor acorda tot sprijinul in semnarea documentelor impuse de Inspectoratul Teritorial de Munca in vederea obtinerii parolei de acces si a utilizatorul pentru inregistrarea in Revisal in termenul legal (cu 1 zi lucratoare inainte de inceperea activitatii de catre salariat).  Neprimirea documentelor cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de inceperea activitatii il exonereaza pe Prestator de neindeplinirea obligatiilor contractuale.

 

Acte necesare la angajare/ Acte pe care le aduce angajatul/ Obligatorii

Tabelul nr. 1.1

1 2 copii BI/CI
2 2 copii certificat nastere
3 2 copii act studii: diploma BAC, facultate, etc.
4 Avizul de medicina muncii

 

Daca este cazul

5

2 copii livret militar

6

copie de pe actele persoanei in intretinere: ex. copil- certificatul de nastere.

7

carte de munca

8

2 copii de pe certificatul de casatorie

 

Verificarea medicala:

Toti angajatii sunt obligati sa efectueze verificarea medicala anterior angajarii, precum si periodic la cabinetul desemnat de angajator/clientul final. Urmarirea efectuarii examenului medical este in sarcina clientului final. Contractul de munca semnat fara a avea avizul eliberat de medicina muncii este considerat nul.

 

Evidenta prezentei

Evidenta prezentei este in sarcina clientului final, care o va transmite prestatorului o data cu documentele financiar-contabile, pana la data de 5 a lunii pentru luna anterioara si va sta la baza intocmirii statelor salariale.

Certificatele de concediu medical vor fi trimise in copie in termen de 24 de ore de la emiterea lor si in original, odata cu documentele financiar-contabile pana la data de 5 a lunii pentru luna anterioara si vor sta la baza intocmirii statelor salariale.

Cererile de concediu fara plata aprobate de catre clientul final vor fi inainte prestatorului in termen de 24 ore in vederea inregistrarii acestora in Revisal.

Beneficiarul va da instructiuni clientului final in vederea utilizarii Anexei nr. 2.4 pentru cereri de concediu.

 

Modificarea contractului individual de munca

Intentia de modificare a oricarui element al contractului individual de munca va fi comunicata prestatorului de catre clientul final, cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de data modificarii.

Prestatorul va intocmi actele necesare pentru modificarea contractului individual de munca si le va comunica prin intermediul beneficiarului clientului final in termen de 2 zile lucratoare de la data primirii acestora.

Prestatorul va inregistra actele aditionale in Revisal in termenul legal.

 

Incetarea contractului individual de munca

Cererile salariatilor de incetare a contractului individual de munca prin acordul partilor, precum si demisiile acestora vor fi aduse de catre clientul final la cunostinta prestatorului cu cel putin 3 zile lucratoare inainte de data incetarii contractului.

Prestatorul va intocmi decizia de incetare a contractului individual de munca si o va transmite prin intermediul beneficiarului/clientului final cel mai tarziu la data incetarii raportului de munca.

Prestatorul va inregistra decizia de incetare semnata de client in Revisal in termenul legal.

 

 

Evidenta personalului

Orice modificare intervenita in datele de identificare ale salariatilor sau a starii civile ori a pregatirii profesionale a acestora, va fi comunicata de catre clientul final, prestatorului in termen de 5 zile lucratoare de la data luarii la cunostinta.

 

4.3 Declaratii fiscale si situatii financiare

In baza documentelor financiar-contabile predate de beneficiar prestatorul va intocmi urmatoarele declaratii fiscale:

  • Decont de TVA 300;
  • Declaratie recapitulativa 394
  • Declaratie 100
  • Declaratie 112
  • Declaratia 390 – intracomunitare
  • Declaratia 205
  • Situatiile /declaratiile financiare semestriale (daca este cazul) si a celor anuale si le va depune electronic pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in termenul legal.

 

In cazul in care clientul final realizeaza tranzactii externe care necesita intocmirea altor declaratii fata de cele mentionate mai sus, acesta prin intermediul beneficiarului va anunta in prealabil prestatorul pentru pregatirea documentatiei necesare. Aceste servicii vor fi tarifate in conformitate cu Anexa 3 la contract.

 

In situatia in care clientul final achizitioneaza sau vinde bunuri mobile sau imobile care fac obiectul declararii catre autoritatile locale, acesta prin intermediul beneficiarului va anunta in termen de 5 zile lucratoare prestatorul pentru intocmirea documentatei fiscale necesare.

In cazul in care procedura legala implica obtinerea certificatelor de atestare fiscala , serviciile prestate pentru obtinerea acestora se vor tarifa conform Anexei 3 la contract.

 

Situatiile financiare se vor semna olograf de catre clientul final inaintea depunerii lor pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

 

Declaratiile fiscale si situatiile financiare vor fi semnate in format electronic de pretator in baza unei semnaturi digitale, obtinuta de la Autoritatea competenta, printr-o procura notariala.

 

4.4 Ordinele de plata

O data cu intocmirea declaratiilor fiscale, prestatorul va anunta clientul final cu privire la sumele de plata reprezentand obligatii fiscale.

In termen de 1 zi lucratoare de la cererea scrisa (prin intermediul platformei soft) a clientului final, prestatorul va transmite clientului final ordinele de plata aferente obligatiilor fiscale pe care acesta doreste sa le achite, cu conditia ca toate documentele justificative sa fie primite in termen.

Plata taxelor si impozitelor se realizeaza prin intocmirea Ordinelor de Plata (de catre Contakeeper SRL) si transmiterea acestora catre client (administratorul/ persoana responsabila cu aprobarea si semnarea acestora). Revine clientului sarcina de efectuare a platii, respectiv transmiterea ordinelor de plata catre banca.

 

 

4.5 Documente justificative eronate

In masura in care Prestatorul comunica clientului final erori / neclaritati privind documentele justificative primite / informatiile primite, intra in sarcina clientului final remedierea / corectarea documentelor justificative / informatiilor primite in termen de 2 zile lucratoare de la notificare; in caz contrar Prestatorul este absolvit de orice raspundere privind neinregistrarea / inregistrarea eronata a documentelor respective.

 

4.6 Inventariere anuala

Indeplinirea obligatiei de inventariere patrimoniala anuala si a soldurilor sintetice si analitice conform reglementarilor legale in vigoare intra in sarcina clientului final.

 

5. Control fiscal

In cazul anuntarii unui control fiscal prestatorul va transmite clientului final arhiva contabila pe perioada supusa verificarii in termen de 2 zile lucratoare de la solicitarea acestuia.

 

6. Ştampila societatii

Pentru o buna desfasurare a activitatii contabile si pentru definitivarea diferitelor solicitari financiare (inclusiv declaratiile fiscale), in timp util, este necesara existenta unei stampile a societatii la sediul prestatorului. Aceasta stampila trebuie sa contina un semn distinctiv pentru a delimita utilizarea acesteia si trebuie predata catre prestator in termen de max 5 zile lucratoare de la data semnarii contractului.

 

In cazul in care clientul final nu doreste sa puna la dispozitia prestatorului, stampila, acesta se obliga ca oricand procedura legala prevede existenta stampilei sa se prezinte la sediul prestatorului. In caz contrar, prestatorul este exonerat de neindeplinirea sau indeplinirea cu intarziere a demersurilor procedurale.

 

7. Corespondenta

In corespondenta cu clientul final se vor folosi urmatoarele coordonate:

-          Pentru prestator contul de mesagerie contakeeper/ adresa mail contakeeper contabil@contakeeper.ro

-          Pentru clientul final datele inscrise in Contract

Beneficiarul se obliga sa anunte prestatorului orice modificare intervenita in datele de contact ale clientului final in termen de 2 zile lucratoare.